Quelle que soit la nature de la manifestation, il convient de se renseigner auprès de la mairie, au moins six mois avant la date prévue, afin de s’assurer des démarches à entreprendre. En effet, certaines autorisations ou dérogations peuvent être accordées par la Préfecture, la sous-préfecture, ou d’autres instances administratives.

De plus, toute manifestation organisée sur le territoire de la commune et recevant du public doit faire l’objet d’une demande auprès de la mairie, demande qui devra être impérativement confirmée trois mois avant la date prévue. Il est donc essentiel que les manifestations récurrentes soient planifiées annuellement. A cet effet, le planning annuel devra être fourni avec la demande de subvention.

Afin de faciliter la collaboration des services de la mairie et leur permettre de répondre au mieux aux demandes d’aide logistique, un dossier présentant la manifestation devra être fourni au service Animation / Culture, contenant les éléments suivants :

objet de la manifestation,
la date,
la durée,
la localisation exacte,
l’effectif prévu,
un plan métré localisant les différents équipements (stands, tables…)
les installations techniques et les besoins électriques,
les matériaux utilisés pour la décoration….

Une réunion sera ensuite programmée entre les services concernés de la mairie et l’association pour une mise au point commune.

Toute manifestation non confirmée trois mois avant la date ne sera pas prise en compte et ne bénéficiera d’aucune aide.

L’engagement de la collectivité ne peut résulter que de la signature d’une convention et ne lie celle-ci qu’autant que l’accord est respecté par l’association signataire.  

En cas d’ouverture de buvette ou de bar, une demande d’autorisation légale est à adresser au Maire un mois avant la manifestation. Néanmoins, les débits de boissons sont soumis aux dispositions de l’arrêté préfectoral n° DR 95-017 du 25 octobre 1995 fixant la fermeture à 2h00 du matin des débits de boissons dans le département des Yvelines.

Article 1er : sont protégés au titre de l’article L. 3335.1 du code de la santé publique :

- édifices consacrés à un culte quelconque ;
- cimetières ;
- établissement de santé, maisons de retraite et tous établissements publics ou privés de prévention, de cure et de soins comportant hospitalisation ainsi que les dispensaires départementaux ;
- établissements d’instruction publique et établissements scolaires privés ainsi que tous établissements de formation ou de loisirs de la jeunesse ;
- stades, piscines, terrains de sport publics ou privés ;
- établissement pénitentiaires ;
- casernes, camps, arsenaux et tous bâtiments occupés par le personnel des armées de terre, de mer et de l’air ;
- bâtiments affectés au fonctionnement des entreprises publiques de transport.

Article 2 : la distance à laquelle les débits de boissons ne pourront être établis autour des édifices et établissement limitativement énumérés à l’article 1er susvisé est fixée à 75 mètres.

En cas de restriction, de déviation de la circulation ou de stationnement sur la voie publique dans le cadre d’une manifestation, l’autorisation doit être faite sous forme d’un Arrêté Municipal. L’association doit faire sa demande dans un délai d’un mois minimum auprès du service Animation/Culture.

La demande, écrite, devra impérativement contenir les informations suivantes :
- Jour de la manifestation,
- Horaires exacts de la manifestation,
- Type de la manifestation,
- Plan précis de circulation.